>
Foto: Hans Tak

Ontmoeten in de Stad

Vertalen

Translate

Use Google to translate this website. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Zitten we straks bij jou?

Heb je als organisatie plek waar mensen elkaar kunnen ontmoeten? Dan zijn we vanuit de gemeente opzoek naar jou.

Onze medewerkers kunnen namelijk buiten de kantoren met collega’s of zakelijke relaties afspreken. In de loop van het jaar gaat dat van start, maar je kan je als organisatie al wel aanmelden. Dan kunnen we tegen die tijd ook bij jou reserveren.

Voor alle organisaties

Alle organisaties in en om Rotterdam kunnen zich aanmelden. Uiteraard moet je dan wel plek hebben waar medewerkers terecht kunnen. Denk aan horecagelegenheden, wijk- en buurthuizen, verenigingen, zaal- en verhuurpartijen, etc.

Het gaat om allerlei verschillende manieren van ontmoeten. Bijvoorbeeld wat drinken tijdens een overleg met collega’s. Een lunch of diner met zakelijke relaties. Maar ook recepties voor een jubileum of afscheid zijn mogelijk. Overnachtingen vallen hier niet onder.

Alle documenten op een rijtje

Hier vind je een beschrijving van de Aanmeldprocedure en de 4 bijlagen die daarbij horen. Gebruik de Samenwerkingsverklaring en Aanmeldgegevens om je aan te melden.

Ontmoeten bij jou

De medewerker van de gemeente neemt contact om te reserveren. Samen bespreken jullie de wensen en bepalen jullie de geschatte kosten. Bij een bedrag boven €500 stel je eerst een offerte op. De medewerker vraagt vervolgens intern bij de gemeente een inkoopordernummer aan. Deze wordt per mail aan jou en de medewerker verstuurd. Dit is ook je opdrachtbevestiging. Let op dat je zonder inkoopordernummer niet betaald wordt.

Na het bezoek zet de medewerker zijn of haar naam en handtekening op de kassabon. Deze voeg je toe aan de factuur, waar je ook het inkoopordernummer op zet. Vervolgens lever je dit als E-factuur in bij de gemeente Rotterdam. Hoe dat werkt vind je op ons factuurportal ↗. Een volledige en correcte E-factuur wordt uiterlijk binnen 10 dagen betaald. In het document Reserveren en Factureren lees je meer over hoe dit werkt.

Houd er rekening mee dat medewerkers zelf kiezen uit alle aanbieders. We kunnen dus niet van tevoren inschatten hoeveel gebruik gemaakt wordt van jouw diensten.

De minimumeisen

Om mee te doen moet je aan het volgende drie punten voldoen:

  1. Je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
  2. Je houd je aan het document Reserveren en Factureren
  3. Je gaat akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV), door de Samenwerkingsverklaring te tekenen

Let op! Per organisatie kunnen verschillende regels gelden voor commerciële verhuur en het aanbieden van eten en drinken. Denk aan exploitatie- of DHW-vergunning, bestemming van het pand, maar ook of er toestemming nodig is van de verhuurder. Organisaties zijn zelf verantwoordelijk om hieraan te voldoen.

Voor je aanmelding heb je vier documenten nodig:

  • Kopie inschrijving Kamer van Koophandel
  • Rechtsgeldig ondertekende Samenwerkingsverklaring
  • Ingevulde document Aanmeldgegevens
  • Bewijsdocument met de gegevens, zoals een (blanco) factuur in PDF

Stuur de documenten vervolgens naar: ontmoetenindestad@rotterdam.nl

Ontmoeten op deze manier kan in de loop van het jaar, maar je kan je nu al aanmelden. Na je aanmelding worden de documenten gecontroleerd. En als alles klopt krijg je bericht dat je bent opgenomen in het systeem. We hopen je dan te zien!

Klachten over de aanbestedingsprocedure

Mail aanbestedingsklachten

  • Nieuws afbeelding
    08dec

    Jong Haventalent 2022

    Verkiezing Jong Haventalent 2022 Elk jaar gaat de Jong Havenvereniging op zoek naar een nieuw Jong Haventalent dat de Rotterdamse haven een warm hart toedraagt. Als klankbord en...

    Lees meer >
  • Nieuws afbeelding
    03dec

    3 miljoen voor 49 innovatieve Rotterdamse ideeën

    Na een spannende tijd voor een hoop Rotterdamse initiatiefnemers is dan nu eindelijk de kogel door de kerk. 49 Rotterdammers ontvangen van CityLab010 een startbudget. Goed voor ru...

    Lees meer >
  • Nieuws afbeelding
    30nov

    Winkel Lokaal (online)

    Help Rotterdamse winkels en horeca door de coronacrisis heen. Koop lokaal! En ja, dit kan ook online. Veel Rotterdamse winkels en restaurants hebben immers een webshop of andere o...

    Lees meer >