>
Foto: Hans Tak

Ontmoeten in de Stad

Vertalen

Translate

Use Google to translate this website. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Zitten we straks bij jou?

Heb je als organisatie plek waar mensen elkaar kunnen ontmoeten? Dan zitten we binnenkort vanuit de gemeente misschien wel bij jou. Onze medewerkers kunnen namelijk buiten de kantoren met collega’s of zakelijke relaties afspreken. Vanwege corona moeten we daar nog even mee wachten, maar je kan je als organisatie al wel aanmelden. Dan kunnen we zodra het weer mag ook bij jou reserveren.

Voor alle organisaties

Alle organisaties in en om Rotterdam kunnen zich aanmelden. Uiteraard moet je dan wel plek hebben waar medewerkers terecht kunnen. Denk aan horecagelegenheden, wijk- en buurthuizen, verenigingen, zaal- en verhuurpartijen, etc.

Het gaat om allerlei verschillende manieren van ontmoeten. Bijvoorbeeld wat drinken tijdens een overleg met collega’s. Een lunch of diner met zakelijke relaties. Maar ook recepties voor een jubileum of afscheid zijn mogelijk. Overnachtingen vallen hier niet onder.

Alle documenten op een rijtje

Hier vind je een beschrijving van de Aanmeldprocedure en de 4 bijlagen die daarbij horen. Gebruik de Samenwerkingsverklaring en Aanmeldgegevens om je aan te melden.

Ontmoeten bij jou

De medewerker van de gemeente neemt contact om te reserveren. Samen bespreken jullie de wensen en bepalen jullie de geschatte kosten. Bij een bedrag boven €500 stel je eerst een offerte op. De medewerker vraagt vervolgens intern bij de gemeente een inkoopordernummer aan. Deze wordt per mail aan jou en de medewerker verstuurd. Dit is ook je opdrachtbevestiging. Let op dat je zonder inkoopordernummer niet betaald wordt.

Na het bezoek zet de medewerker zijn of haar naam en handtekening op de kassabon. Deze voeg je toe aan de factuur, waar je ook het inkoopordernummer op zet. Vervolgens lever je dit als E-factuur in bij de gemeente Rotterdam. Hoe dat werkt vind je op ons factuurportal ↗. Een volledige en correcte E-factuur wordt uiterlijk binnen 10 dagen betaald. In het document Reserveren en Factureren lees je meer over hoe dit werkt.

Houd er rekening mee dat medewerkers zelf kiezen uit alle aanbieders. We kunnen dus niet van tevoren inschatten hoeveel gebruik gemaakt wordt van jouw diensten.

De minimumeisen

Om mee te doen moet je aan het volgende drie punten voldoen:

  1. Je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
  2. Je houd je aan het document Reserveren en Factureren
  3. Je gaat akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV), door de Samenwerkingsverklaring te tekenen

Voor je aanmelding heb je vier documenten nodig:

  • Kopie inschrijving Kamer van Koophandel
  • Rechtsgeldig ondertekende Samenwerkingsverklaring
  • Ingevulde document Aanmeldgegevens
  • Bewijsdocument met de gegevens, zoals een (blanco) factuur in PDF

Stuur de documenten vervolgens naar: ontmoetenindestad@rotterdam.nl

Ontmoeten op deze manier kan in de loop van juli, maar je kan je nu al aanmelden. Na je aanmelding worden de documenten gecontroleerd.

En als alles klopt krijg je bericht dat je bent opgenomen in het systeem. We hopen je snel te zien!

Klachten over de aanbestedingsprocedure

Mail aanbestedingsklachten

  • Nieuws afbeelding
    27jul

    Hectiek in de agrologistiek

    Rotterdam is één van de belangrijkste logistieke hubs ter wereld. Hier zijn professionals uit alle windstreken bezig met het regelen van de import en export van goederen die de he...

    Lees meer >
  • Nieuws afbeelding
    26jul

    Duurzame samenwerking gemeente Rotterdam en Wavin

    Rotterdam werkt aan een duurzame, bereikbare en energiezuinige stad, met schone lucht en een circulaire economie. Als publieke opdrachtgever geven we daarin zelf het goede voorbee...

    Lees meer >
  • Nieuws afbeelding
    23jul

    TONK of TOZO vraag? Kom naar de bieb

    Deze week is in de Centrale Bibliotheek een informatiepunt TONK/Tozo geopend. Mensen die het lastig vinden om een aanvraag digitaal in te dienen, kunnen daar langskomen. Medewerke...

    Lees meer >